Die Verwaltung einer Heilpraxis ist eine komplexe Aufgabe, die viel Organisation und Struktur erfordert. Eine Möglichkeit, die Dinge übersichtlich zu halten, besteht darin, ein System von Ordnern zu verwenden, in denen alle wichtigen Informationen und Dokumente sicher aufbewahrt werden. Das Ganze nennt sich dann „Das Praxisbuch“. Wir haben darüber schon hin und wieder mal geschrieben, in diesem Artikel stellen wir das siebenteilige Ordnungssystem vor, das sich in vielen Praxen bewährt hat.
1. Der Allgemeinordner
In diesem Ordner sind alle Unterlagen, die schnell Zugriff erfordern; Vordrucke, Beispiele, Formulare die genutzt werden, Arbeitsanweisungen und Ablaufpläne. Urlaubsregelungen, die wichtigen Infos dass das Fenster im Behandlungsraum seperat abgeschlossen werden muss und wo man die Alarmanlage ausstellt.
2. Der Finanzordner
In diesem Ordner werden alle finanzrelevanten Unterlagen aufbewahrt, wie Rechnungen, Quittungen und andere Buchhaltungsunterlagen. Es ist wichtig, diese Dokumente ordentlich zu organisieren und aufzubewahren, um den Überblick über die Praxisfinanzen zu behalten und die Steuererklärung zu erleichtern.
3. Der Versicherungsordner
Hier werden alle Unterlagen im Zusammenhang mit deiner Berufshaftpflichtversicherung und anderen relevanten Versicherungen aufbewahrt. Es kann auch hilfreich sein, eine Kopie der Versicherungspolicen deiner Patient*innen hier zu speichern, falls du direkt mit den Versicherungen abrechnest.
4. Der Lieferantenordner
In diesem Ordner werden alle Unterlagen im Zusammenhang mit deinen Lieferant*innen gesammelt. Dazu gehören Rechnungen, Bestellformulare, Kataloge und Kontaktinformationen. Dies hilft dir, den Überblick über deine Bestellungen und Ausgaben zu behalten.
5. Der Fortbildungsordner
In diesem Ordner werden alle Unterlagen im Zusammenhang mit deiner beruflichen Weiterbildung aufbewahrt. Dies können Zertifikate, Anmeldeformulare für Kurse, Seminarunterlagen und ähnliches sein. Es ist wichtig, diese Unterlagen aufzubewahren, um deinen Fortbildungsstand zu dokumentieren.
6. Der Marketingordner
Hier werden alle Unterlagen im Zusammenhang mit deinem Marketing aufbewahrt. Dazu zählen beispielsweise Werbematerialien, Website-Statistiken, Social-Media-Pläne und ähnliches. Dieser Ordner hilft dir, dein Marketing zu planen und zu verfolgen.
7. Der Rechtsordner
Zu guter Letzt gibt es den Rechtsordner. Hier werden alle rechtlich relevanten Dokumente wie Verträge, Genehmigungen, Zulassungen und ähnliches aufbewahrt. Dieser Ordner hilft dir, alle rechtlichen Aspekte deiner Praxis im Auge zu behalten.
Die Verwendung dieses siebenteiligen Ordnersystems kann dir dabei helfen, deine Praxis effizient und übersichtlich zu organisieren. Denke daran, dass jedes Praxissystem individuell angepasst werden sollte, um den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen deiner Praxis gerecht zu werden.
Warum auf Papier??
Das fragt ihr euch jetzt vielleicht… in Zeiten der Digitalisierung ist das schon ein bisschen verrückt. Aus dem simplen Grund der Überprüfung. Diese Ordner sollen im Idealfall alles enthalten (außer sensible Daten) die bei einer Prüfung durch das Gesundheitsamt eingesehen werden. Sollte jemand bei euch vor der Tür stehen, könnt ihr also ohne schlechtes Gewissen die Ordner herausgeben ohne eine Datenschutzverletzung zu begehen, an den Praxiscomputer darf ein Überprüfer nämlich nicht.
Ideal ist dieser Zustand nicht, aber momentan eine einfache Lösung.
Viel Erfolg bei der Organisation deiner Heilpraxis! Und wenn du Fragen hast, melde dich einfach zum nächsten Netzwerktreffen an!
