Da klingelt die Kasse … oder doch nicht?

Barzahlungen waren bisher gängige Praxis in Naturheilpraxen, das könnte sich mit der aktuellen Bonpflicht allerdings ändern. Ganz so einfach ist es nämlich nicht mehr, Bargeld am Tresen einzunehmen und gleichzeitig mit dem Finanzamt befreundet zu sein.

Stellen wir uns folgendes vor: Die Patientin kommt aus dem Untersuchungsraum und zückt ihr Portemonaie um die im Vorfeld schriftlich vereinbarte Gebühr für die Behandlung zu begleichen. Was nun? Geld annehmen und einen schönen Tag wünschen? Eine handschriftliche Quittung ausstellen und in der Exel-Tabelle als „bezahlt“ markieren? Nein, nein, nein.

Seit 2020 schon gibt es die Kassensicherungsverordnung (KassSichV), deren Aufgabe es ist, möglichst viel Schwarzgeld zu vermeiden. Es gibt eine Übergangsfrist aber so langsam sollten sich alle umgestellt haben. Diese Verordnung sieht ein Kassensystem vor, dass mit einer sogenannten „Technischen Sicherheitsschnittstelle“ (TSE) arbeitet. Das ist die Bonpflicht. Für jede Einnahme MUSS ein Bon mit einer Nummernfolge herausgegeben werden, die elektronisch erfasst wird und fälschungssicher ist.

In unserem Fall sieht es also so aus: Die Patientin zückt ihr Portemonaie und wir fragen, ob sie mit Karte zahlen kann (weniger Fehleranfällig als Bargeld). Sie zieht die Karte durch das Gerät, heraus kommen zwei Belege. Wir gehen in Ihre digitale Patientenakte, erstellen eine Rechnung, vergeben eine fortlaufende Rechnungsnummer und drucken zwei Quittungen aus. Jedes Praxisverwaltungsprogramm hat eine TSE-Schnittstelle, d.h. unten auf der Quittung steht automatisch der Nummercode. An jede Quittung kommt ein EC-Beleg, eines wird der Patientin ausgehändigt, eines wird abgeheftet. Sollte sie keine Karte dabei haben, kommen Bargeld und Quittung in eine abschließbare Kasse und können problemlos bei einer unangemeldeten Prüfung vorgezeigt werden.

Externe Exellisten oder Kassenbücher in Word sind nicht erlaubt! Das Prinzip der „Offenen Ladenkasse“, was auf Märkten oder Toiletten üblich ist, darf nur und ausschließlich manuell erfolgen, Stift und Papier. Und da ist die Fehlerquote sehr sehr hoch und in der Praxis funktioniert es sowieso nicht, da hier in der Regel Computer für die Verwaltung eingesetzt werden, wir sind ja nicht mehr im Mittelalter.

So und nicht anders sieht es aus. Es ist sinnvoll sich ein EC-Gerät anzuschaffen und möglichst wenig mit Bargeld zu hantieren, das Finanzamt hat da ein Auge drauf und wird früher oder später unangemeldet vorbeikommen. Und dann seid ihr gut beraten, wenn die Kasse stimmt!

P.s. Das hier ist ersetzt natürliche keine Beratung durch ein Finanzamt oder Steuerberater, macht euch an der zuständigen Stelle schlau. Und für alle die mehr wissen wollen, bald gibts wieder Seminare rund um die Praxis mit Annett Bergk und Vivien Pietruck, das Duo für Marketing und Werbung in der Naturheilpraxis

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