Routinen in der Heilpraktiker-Praxis

Das Jahr neigt sich dem Ende zu und wir finden uns in den ruhigen Tagen zwischen den Jahren wieder. Die Feier ist vorbei, viele nutzen diese Tage für einen Retreat oder ein einfaches zur-Ruhe-kommen bevor das neue Jahr losgeht. Einige waschen in diesen Tagen keine Wäsche, andere begehen Rituale in diesen besonderen Tagen, den Rauhnächten. Und wir Unternehmerinnen? Planen das neue Geschäftsjahr und schließen das Alte ab. Natürlich können und dürfen wir trotzdem zur Ruhe kommen und reflektieren, aber man kann diese Tage auch wunderbar nutzen um in Ruhe das nächste Jahr zu planen. Und darum geht es heute hier, was muss eine Heilpraktikerin zum Jahresende in ihrer Routine haben um frei von Altlast in das neue Geschäftsjahr zu starten!

Gewisse Routinen im Ablauf einer Praxis sind selbstverständlich und Pflicht, dazu gehört z.B. die monatliche Abrechnung, Sicherheitskopien der Daten, Buchhaltung und Qualitätsmanagement. Vor Januar muss das alte Steuerjahr abgeschlossen werden, das heißt dass alle Rechnungen bezahlt wurden, alle Außenstände endlich verbucht sind und die EÜR soweit vorbereitet ist, dass sie an das Finanzamt gehen kann. Abgabe ist zwar erst zum 31.5. des Folgejahres beim Finanzamt vorliegen, es ist aber sehr befreiend sie vorher fertig zu haben. Die Punkte Buchhaltung und Steuer betreffen natürlich nur diejeniegen unter euch, die ihre Steuer selber machen, ansonsten übernimmt das euer Steuerberater des Vertrauens.

Wenn die Buchhaltung abgeschlossen ist, kann es an die Finanzplanung gehen. Wie hoch ist der Gewinn, was muss neu angeschafft werden, welche Ausgaben waren überflüssig und welche nicht. Was wird sich im nächsten Jahr am Kostenblock ändern und was bringt noch etwas mehr Einkommen in die Kasse.

Danach geht es an die IT. Sicherheitskopien der Patientendaten sollten sowieso wenn nicht täglich mindestens wöchentlich gemacht werden. Im Idealfall auf eine externe Festplatte die vor Zugriff geschützt ist, im Tresor z.B. (Achtung DSGVO, das muss in der Datenschutzerklärung erwähnt werden!) Zum Jahresende ist es sinnvoll einmal durch alle Daten durchzugehen, Telefonnummern und Adressen zu checken, Dopplungen zusammenführen, Notizen kontrollieren, Updates machen und zu reflektieren wo es im Jahr Probleme im technischen Bereich gegeben hat und was sich ändern muss, damit es rund läuft. Müssen neue Geräte angeschafft werden, nervt die Computermaus, ist der Rechner zu alt… all das wird notiert und als Liste festgehalten.

Achtung unbezahlte Werbung: Ich nutze für meine Notizen Trello, das ist ein Projektmanagement-Tool mit einer kostenfreien Variante. Ich kann damit wie auf einer Pinnwand meine Projekte sortieren, hab die App auf dem Handy, werde erinnert und kann nach und nach alles abarbeiten. Großartig. Aber bitte keine sensiblen Daten damit verwalten, das wäre ein datenschutztechnisches Desaster für eure Praxis, die bleiben in eurer Datenbank auf dem Praxisrechner.

Als nächste Routine geht es an das Qualitätsmanagement. Was lief gut, was muss besser laufen, wie kann das umgesetzt werden. Alle Punkte, die verbessert werden sollen, werden mit einem Ziel notiert und mit einem Datum versehen. Dann eine Erinnerung stellen und fertig.

Und als letzten Punkt nehmen wir uns das Marketingkonzept vor. Was lief im letzten Jahr und was soll im neuen Jahr gefahren werden. Welche Anzeigen lieferten Output, wo könnten welche wann geschaltet werden und was kostet das. Müssen neue Flyer her, ist das Briefpapier schon alle, soll das Logo überarbeitet werden oder muss was an der Webseite gemacht werden. Das bezieht natürlich auch Social-Media mit ein. Wie oft soll was wann und wo gepostet werden, gibt es einen Newsletter und wenn ja wie häufig. Es werden für das ganze Jahr Themen festgelegt und auch hier gibt es eine Menge hilfreiche Tools um Beiträge auf Instagram und Facebook automatisiert bis zu 12 Monaten im vorraus vorzuplanen (Spoiler, diesen Blogbeitrag habe ich im Sommer geschrieben und danach nicht wieder angefasst 😉 Geht alles. Kostet einmal etwas Zeit und dann hat man ein Jahr Ruhe und kann sich um wichtige Dinge kümmern, die Werbung läuft allein. Großartig, oder? Das müsst ihr übrigens nicht alleine machen, das übernehmen wir auch sehr gerne für eure Praxis. Einfach hier das Formular ausfüllen und ein kostenloses Brainstorming buchen, dann geht’s los! Im kommenden Jahr 2023 ist für die Netzwerkmitglieder übrigens bereits jetzt im Dezember ein gemeinsames Planungstreffen geplant. Da wollen wir mit euch zusammen das Jahr besprechen und Fahrpläne für das neue Jahr basteln, ich freue mich jetzt schon auf den Austausch!

Und wenn das alles erledigt ist, dann heißt es Füße hochlegen und einen heißen Kakao trinken, das Jahr ist geschafft! Be proud of yourself! Wir sehen und hören uns im nächsten Jahr.

Und nicht vergessen: Wir können dich auch noch mehr unterstützen!
Zum Beispiel so:

1. Mit unserem Mini-Marketingkurs hier im Bonusbereich, in dem wir dir für 0 Euro 5 schnelle Marketingtipps für deine Praxis mitgeben.
2. Mit einem 1:1 Praxis-Call, in dem wir deine Außendarstellung auf den Prüfstand stellen, du kannst hier einen Termin anfragen
3. Mit Lernpostern zu allen großen Themen der Heilpraktiker-Ausbildung, klick hier.
4. Und das alles kannst du als Mitglied kostenfrei haben! Komm in unser Typothalamus-Netzwerk und profitiere von allen wichtigen Infos rund um das Thema Praxiswerbung, Lernmanagement, Praxisführung und Änderungen in den zahlreichen Gesetzen. Wir freuen uns auf dich!