Liebe Leser*innen, Trello habt ihr mindestens schon einmal hier gelesen. Nämlich im Beitrag über die Praxisroutine, der im letzten Jahr rausgekommen ist. Weil viele hier nicht wussten was Trello ist und wie das Ganze funktioniert, schreibe ich ein bisschen darüber.
Wenn du noch nie von Trello gehört hast, lass mich dir sagen, dass du etwas Tolles entdeckt hast! Trello ist ein webbasiertes Tool zur Projekt- und Aufgabenverwaltung, das dir dabei helfen kann, deine Arbeit zu organisieren, priorisieren und verfolgen. In diesem Blogbeitrag werde ich dir eine Einführung in Trello geben und dir einige Tipps geben, wie du es als Anfänger am besten nutzen kannst.
Was ist Trello?
Trello ist eine webbasierte Anwendung, die dir eine intuitive und benutzerfreundliche Möglichkeit bietet, deine Projekte und Aufgaben zu organisieren. Das Tool besteht aus Boards, Listen und Karten, die du nach Belieben anpassen kannst. Boards sind deine Hauptprojekte oder Themen, Listen sind deine Kategorien und Karten sind die einzelnen Aufgaben oder Elemente, die du verwalten musst. Im Grunde ist es eine digitale Pinnwand, die man alleine oder mit mehreren zusammen nutzen kann.
Wie man mit Trello beginnt
Schritt 1: Erstelle ein Board
Sobald du dich bei Trello angemeldet hast, kannst du ein neues Board erstellen. Es muss ein Account bei der Firma Attlassian erstellt werden oder man meldet sich mit seinem G*le Konto an. Gib dem Board einen aussagekräftigen Namen und füge eine Beschreibung hinzu, damit jeder weiß, worum es bei diesem Board geht. Trello bietet verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Themen an, man kann aber auch mit einem komplett leeren Board starten.
Schritt 2: Füge Listen hinzu
Nachdem du ein Board erstellt hast, füge Listen hinzu, um die Karten zu organisieren. Listen können nach Belieben umbenannt und neu angeordnet werden. Du kannst zum Beispiel eine Liste für “To-Do”, “In Arbeit” und “Fertig” erstellen. Unter dieses Listen werden nun sogenannte Karten sortiert bzw. angepinnt.
Schritt 3: Füge Karten hinzu
Karten sind die Elemente, die du verwalten musst. Füge Karten hinzu, indem du auf die Schaltfläche “Karte hinzufügen” klickst. Jede Karte kann mit einer Beschreibung, Anhängen und einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Die Karten stehen dann einfach untereinander. Immer, wenn eine neue Karten erstellt wird, steht sie ersteinmal ganz oben. Per drag and drop kann sie dann an die Stelle geschoben werden, wo sie stehen soll.
Schritt 4: Verschiebe Karten zwischen Listen
Sobald du Karten hinzugefügt hast, kannst du diese zwischen Listen verschieben. Dies hilft dir, den Fortschritt deiner Aufgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass alles organisiert bleibt. Mann kann z.B. eine Liste machen mit Aufgaben, die bereits fertig sind und dort die abgearbeiteten Aufträge sammeln.
Trello-Tipps für Anfänger
Tipp 1: Verwende Labels
Was sind Label? Labels sind farbliche Markierungen, mit denen ein Beitrag eingeteilt werden kann und eine großartige Möglichkeit, um Karten zu markieren und zu kategorisieren. Verwende Labels, um Karten mit ähnlichen Merkmalen oder Prioritäten zu gruppieren. Oben in den Beiträgen ist nun ein kleiner, bunter Balken sichtbar.
Tipp 2: Nutze Checklisten
Checklisten sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass du nichts vergisst. Verwende Checklisten, um Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen und sicherzustellen, dass alles erledigt wird.
Tipp 4: Arbeite mit anderen zusammen
Trello ist ein großartiges Tool, um mit anderen zusammenzuarbeiten. Füge Teammitglieder hinzu und weise Aufgaben zu, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind. Wichtig ist, dass hier lediglich administrative Dinge und keine sensiblen Daten gespeichert werden. Da jedes Mitglied die Datenschutzbestimmungen von Attlassian selber liest und diesen zustimmen muss, ist jeder für sich selber verantwortlich. Sollte das Board im beruflichen Umfeld genutzt werden, sollen natürlich verbindliche Regeln festgelegt werden, wie jedes Mitglied mit dem Inhalt umzugehen hat.
Um einmal zu verdeutlichen, worfür Trello im Praxisalltag genutzt werden kann, haben wir das Ganze anhand einer Social-Media-Planung einmal durchgespielt:
Schritt 1: Erstelle dein Trello-Board
Der erste Schritt ist die Erstellung eines neuen Trello-Boards für deine Social-Media-Planung. Klicke dazu auf “Board erstellen” und gib einen Namen für dein Board ein, z.B. “Social-Media-Planung Praxis”. Du kannst auch Hintergrundbilder und Farben wählen, um dein Board zu personalisieren.
Schritt 2: Erstelle Listen für deine Social-Media-Aktivitäten
Auf deinem neuen Board erstellst du nun Listen, die verschiedene Phasen deiner Social-Media-Planung repräsentieren. Typische Listen könnten sein:
- Ideen: Hier sammelst du Ideen für zukünftige Social-Media-Beiträge.
- In Bearbeitung: In dieser Liste sind Beiträge, die gerade erstellt oder bearbeitet werden.
- Geplant: Hier legst du fest, wann die Beiträge veröffentlicht werden sollen.
- Veröffentlicht: Sobald ein Beitrag veröffentlicht wurde, verschiebst du ihn in diese Liste.
Schritt 3: Erstelle Karten für einzelne Social-Media-Beiträge
In jeder Liste erstellst du nun Karten für deine einzelnen Social-Media-Beiträge. Klicke dazu auf “Karte hinzufügen” und gib einen Titel für deinen Beitrag ein. Du kannst auch Checklisten, Anhänge und Fälligkeitsdaten hinzufügen, um deine Beiträge weiter zu organisieren.
Schritt 4: Verschiebe deine Karten durch die Listen
Sobald deine Social-Media-Beiträge erstellt sind, verschiebst du die entsprechenden Karten durch die Listen auf deinem Board. Beginne mit der Liste “Ideen” und arbeite dich bis zur Liste “Veröffentlicht” vor.
Schritt 5: Nutze Labels und Kommentare für weitere Organisation
Trello bietet auch die Möglichkeit, Labels und Kommentare zu nutzen, um deine Social-Media-Planung weiter zu organisieren. Du könntest z.B. Labels für verschiedene Themen oder Plattformen erstellen und Kommentare verwenden, um Feedback oder Änderungswünsche zu dokumentieren.
Schritt 6: Behalte den Überblick über deine Planung
Mit Trello behältst du jederzeit den Überblick über deine Social-Media-Planung. Du kannst sehen, welche Beiträge bereits veröffentlicht wurden, welche noch in Bearbeitung sind und welche Ideen du noch umsetzen möchtest.
Trello ist ein äußerst hilfreiches Tool für die Organisation von Projekten und Aufgaben ist. Mit seinen Boards, Listen, Karten und zahlreichen Funktionen wie Labels, Checklisten, bietet Trello eine flexible und benutzerfreundliche Möglichkeit, die Arbeit zu organisieren und zu verfolgen. Die Möglichkeiten sind wirklich vielfältig, ob Werbeplanung oder Qualitätsmanagement, die digitale Pinnwand hat unglaublich viel Potential alle Beteiligten der Praxis zu erreichen.